Die Digitalisierung
Die Digitalisierung beschäftigt sich im engeren Sinne mit der Vernetzung von Systemen. Hierdurch soll es ermöglicht werden, ganzheitliche Prozessketten mit Hilfe intelligenter Informations- und Kommunikationstechnik zu optimieren.
Wie sieht das nun bei einer Kita aus?
Digitalisierung von Kitas
Die Digitalisierung von Kitas beginnt mit der Einführung einer digitalen Verwaltung und einer digitalen Kommunikation.
Die digitale Verwaltung bringt Zeitvorteile und Datensicherheit. Viele Prozesse, Analysen und Auswertungen können schnell und einfach anhand der vorhandenen digitalen Daten erstellt werden. Ein aufwändiges Auswerten von verschiedenen Ordnern und Unterlagen entfällt. Alle Daten, die man digital erfassen kann (bspw. mit einer Verwaltungs-App oder einer Tabellenkalkulation oder einem Textbearbeitungsprogramm), sind nach der Digitalisierung wiederverwendbar, einfach nutzbar, jederzeit und überall verfügbar und zusätzlich per Backup gesichert.
Die digitale Kommunikation erfolgt schnell und zielgerichtet. Informationen an die Eltern können somit sofort an alle Eltern verteilt werden. Eltern können Ihr Kind „jederzeit“ krankmelden – keine störenden Anrufe mehr während des Morgenkreis. Die Kita-Leitung oder Gruppenleitung kann die Anwesenheitsliste dann prüfen, wann es ihr zeitlich am besten passt.
Fotos und Videos können sicher (Datenschutz-konform) und im kleinen Kreis übertragen werden.
Digitale Prozesse und Apps ziehen zudem junge Fachkräfte an. Der größte Teil der neu ausgelernten Erzieherinnen und Erzieher ist um das Jahr 2000 geboren und somit ein Digital Native. Und diese arbeiten lieber in modernen Umgebungen.
Das Digitalisierungsrad der Kitas
Was alles im Rahmen einer Digitalisierung betrachtet werden kann und sollte, haben wir im folgenden Digitalisierungsrad der Kitas zusammengefasst:
Veranschaulichung
Wie kommt man vom schwarzen Brett zur
Kita-Info-App?
Stelle Dir eine Kita mal in Form eines Hauses vor, ungefähr so wie das Haus hier auf der Skizze. Im Erdgeschoss der Kita befinden sich die Gruppen mit den Kindern und den ErzieherInnen. Im Büro im Obergeschoss der Kita sehen wir die Kita-Leitung und die Verwaltungskraft beim Ausführen unterschiedlicher Büro-Tätigkeiten. Dann sehen wir ein Elternteil, welches sich gerade außerhalb der Kita befindet, zum Beispiel auf der Arbeit oder zu Hause.
Im Büro gibt es viele Möglichkeiten, mit der Digitalisierung zu beginnen. Das beginnt mit Computer und Bildschirm bzw. Laptop oder Tablet-PC. Dazu kommen Programme und Apps zur Verarbeitung von Daten. Eine automatisierte Datensicherung und Möglichkeiten zur digitalen Kommunikation. Diese Kommunikation kann im DSGVO-konform geschützten Bereich auch mit Eltern oder Beteiligten (Vorstand, Verwaltung, Gemeinde, usw.) außerhalb der Kita stattfinden, was wir in unserer Skizze mit einem türkisfarben WLAN-Symbol dargestellt haben.
Jetzt überlegen wir gemeinsam, welche Möglichkeiten der Digitalisierung wir haben.
Wie lässt sich eine Kita digitalisieren? Wir können zum Beispiel Flyer digital erstellen. Wir können Tabellen erstellen, Formulare, wiederverwendbare Vorlagen, die wir als Dienstpläne, Listen, Übersichten, Einsatzpläne, Anwesenheitslisten, Zeitpläne und so weiter, verwenden können. Wir können ein Anmeldeformular auf der Webseite oder im beschreibbaren PDF-Format erstellen. Wir können Informationsschreiben an die Eltern erstellen und so weiter. Das sind alles einfache Beispiele, die wir gemeinsam digitalisieren können. Darüber hinaus gibt es Verwaltungs- oder Kommunikations-Apps für Kitas, welche einige dieser Vorgänge als Leistungsbestandteil haben.
Dazu brauchst Du zumindest einen PC. Und bevor Du den anschafft, solltest Du überlegen, was für ein PC das sein soll. Bevorzugst Du für Deine Kita, die Microsoft-Welt oder die Apple-Welt oder etwas ganz anderes? Arbeitest Du lieber mit einem PC, einem Laptop oder einem Tablet? Wo möchtest Du Eure Daten sichern? Denn auch die Datensicherung ist ein wichtiges Thema, welches heutzutage gerne vernachlässigt wird. Es gibt Cloud-Systeme, in der Grafik als Wolke angedeutet. Die Cloud ist eine Option, klingt sehr modern, muss aber nicht unbedingt im ersten Schritt sein. Alternativ kannst Du auch eine externe Festplatte oder eine NAS, also einen zentralen Datenspeicher, ins Büro stellen und dort die Daten sichern. Das sind alles Fragen, die wir klären sollten, bevor wir mit der Umsetzung der digitalen Transformation beginnen. Fragen, die Antworten brauchen, bevor Du loslegst. Gemeinsam schauen wir, wo Deine Kita heute steht, was Du bereits digitalisiert hast, welche Ziele Dein Team und Du haben, und was Ihr hierzu benötigt!